La protection des données chez PhotoDeck

Cette page explique la partie relative aux données personnelles de nos Conditions générales d’utilisation, de vente et d’achat, qui seules restent contractuelles.

L’approche commerciale de PhotoDeck a toujours été celle d’une entreprise qui se concentre uniquement sur la qualité de son produit et sur une base éthique forte. Le respect des données à caractère personnel et l’importance qui leur est donnée fait donc naturellement partie de notre ADN.

Ainsi, nous ne collectons et traitons que les données nécessaires 1) à la réalisation du service que nos membres contractent, 2) au bon fonctionnement légitime de l’entreprise et 3) à notre conformité aux règlementations en vigueur. Nous stockons le minimum requis, pour une durée limitée, et il serait naturellement hors de question de partager les données de nos utilisateurs avec des tierces parties en dehors du cadre strict ci-dessus.

PhotoDeck étant une entreprise française, elle est sujette au Règlement Européen (RGPD). Les choix de conception de la plateforme et les outils fournis aident également nos membres à se conformer au même RGPD.

Il convient de considérer différemment les données des sites et des clients de nos membres, de celles qui sont contrôlées par PhotoDeck.

Données concernant les membres et visiteurs de PhotoDeck

PhotoDeck est responsable du traitement des données concernant ses visiteurs et membres (abonnés).

Analyse de fréquentation et données des visiteurs de PhotoDeck

Nous utilisons le logiciel Matomo pour l’analyse de la fréquentation et de la performance de notre site. Le logiciel est configuré de manière restrictive, afin d’éviter l’utilisation de cookies persistants et l’enregistrement de données personnelles. Par exemple, les adresses IP des visiteurs sont anonymisées.

Données personnelles des abonnés au service PhotoDeck

Nous conservons 10 ans à compter du terme du dernier abonnement (période de grâce incluse) les données soumises à une obligation légale de conservation : commandes et factures (y compris nom, prénom, adresses e-mail, adresse) et transactions financières.

Les données traitées pour la gestion du compte, de l’abonnement, de son utilisation et de l’assistance technique — par exemple dates de création et d’expiration du compte, date d’acceptation du contrat, langue, abonnements, empreinte cryptographique salée du mot de passe, carnet d’adresses, détails et préférences de paiement, paniers de commande, détails et historique d’activités sur le service, adresses IP, équipement — sont supprimées de la base de données opérationnelle à l’issue de la période de grâce (max 2 mois) suivant le dernier abonnement (fin du contrat). Les correspondances e-mail avec nos membres et autres contacts (par ex. demandes d’assistance) sont conservées pour un maximum de 4 ans après leur réception.

Les données traitées à des fins de sécurité, d’amélioration du service ou de développement commercial sur la base de notre intérêt légitime — par exemple logs bas niveau (incluant adresses IP), temps de réponse réseau constatés, vitesses d’import de fichiers, données d’affiliation, URLs et campagnes de référence — sont supprimées de la base opérationnelle à l’issue de la période de grâce (max 2 mois), ou conservées jusqu’à deux ans pour les logs bas niveau.

Newsletter

Nous sommes par ailleurs amenés à envoyer des newsletters à nos membres et ex-membres, ainsi qu’à d’autres visiteurs s’étant abonnés à la newsletter. Pour cela nous demandons un accord explicite préalable, indépendant de l’utilisation du service, et révocable à tout moment via les liens de désabonnement fournis dans chaque message ou sur demande à support@photodeck.com.

Contenu et données des sites et visiteurs, clients et co-équipiers des membres PhotoDeck

Un membre PhotoDeck est responsable du traitement de ses propres données hébergée sur la plateforme PhotoDeck et des données relative à ses visiteurs, clients et co-équipiers.

PhotoDeck est sous-traitant au sens du RGPD: nous traitons ces données pour le compte et sous instruction exclusifs de ce membre, et ne faisons aucun usage de ces données en dehors du cadre du service contracté et géré par le membre.

En d’autres termes, les données du site de chaque membre et celles de ses clients appartiennent exlusivement à ce membre, qui les contrôle pleinement.

Ces données regroupent, outre les images/clips vidéos importés et les paramètres de personnalisation et configuration du site du membre, toute autre donnée à caractère personnel stockée via les outils mis à disposition par PhotoDeck : par exemple, les identifiants de connexion des éventuels clients du site et co-équipiers du compte, les données relatives aux paniers, sélections (visionneuses), commandes, commentaires laissés, adresse IP, adresse physique, etc… Elles incluent également les données de reconnaissance faciale des fichiers que le membre a soumis à analyse.

Ces données ne sont transmises à des tiers, autres que les sous-traitants contractés par PhotoDeck selon les exigences du RGPD, que sur instruction du membre (par ex transfert des données de commandes à un labo photo ou soumission de fichiers à des fournisseur d’IA pour analyse).

Ces données sont automatiquement supprimées des bases de données opérationnelles à l’issue de la période de grâce (max 2 mois) suivant le dernier abonnement (fin du contrat). Les images, vidéos et documents importés peuvent être conservés 2 mois supplémentaires.

Sauvegarde générale

Une sauvegarde générale de la base de données du service (hors fichiers importés par nos membres) est maintenue à tout moment. Cette sauvegarde générale est destinée à palier à une éventuelle panne catastrophique touchant l’ensemble de la base de données, ou à analyser et réparer un problème apparaissant progressivement dans la base de données. S’agissant d’une sauvegarde générale « bas niveau », les données dans ce fichier de sauvegarde ne sont pas directement accessibles ou exploitables.

Chaque fichier de sauvegarde est chiffré avant d’être stocké sur un Cloud localisé dans l’Union Européenne, et est conservé pour une durée d’un an.

Localisation des données et sous-traitants

Les données principales sont stockées chez OVH (France).

Les fichiers statiques (fichiers importés par nos membres, sauvegardes générales, fichiers de livraisons de commandes…) sont conservés sur les Clouds OVH, Scaleway et/ou Amazon. Les fichiers de nos membres européens (identifiés par leur adresse IP lors de la création du compte) sont conservés par défaut dans l’U.E., à l’exception des fichiers importés avant mai 2019, stockés aux USA dans le cadre de garanties appropriées au RGPD, et depuis septembre 2026, une préférence est donnée aux entreprises européennes de stockage.

Du contenu affiché sur les sites des membres peut être mis en cache temporairement par des réseaux de distribution de contenu (CDN) à proximité du visiteur, y compris hors Europe, pour des raisons techniques de performance et de sécurité, avec les garanties appropriées prévues par nos Conditions Générales, ou en limitant dans ce cas la diffusion aux seuls emplacements situés dans l’Espace Économique Européen.

Le support technique des membres peut être assuré par un contractant localisé en Europe.

Lors du paiement de services PhotoDeck, certaines données pertinentes sont fournies au fournisseur de paiements (e.g. nom, prénom, adresse de facturation) pendant la redirection vers le site du fournisseur de paiements.

Mesures de sécurité

La sécurité de l’accès physique aux données, aux serveurs et aux datacenters dans lesquels elles sont localisés est garantie par les opérateurs de ces datacenters.

PhotoDeck gère la sécurité de l’accès informatique distant en limitant l’accès à plusieurs couches logicielles, sur une base « interdit si non requis et autorisé ». L’accès administratif aux serveurs et à l’ensemble les données est réduit à l’extrême.

Les connexions des membres et administrateurs à l’interface web du service, depuis l’extérieur des datacenters, sont sécurisées (chiffrement SSL). Les connexions aux sites des membres sont également sécurisées en SSL.

Les sauvegardes globales sont chiffrées avant d’être stockées chez un ou plusieurs fournisseurs Cloud qui garantissent la sécurité physique des fichiers chiffrés. La clé de déchiffrage est stockée séparemment, hors-ligne.

Le(s) sous-traitant(s) offrant un support technique aux Abonnés ont un accès au service limité, via une interface web sécurisée par des identifiants individuels.

Les mises à jour de sécurité des systèmes informatiques sont effectuées dès que possible suivant leurs publications, grâce au suivi des canaux de communication spécialisés.

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